دستیار مدیر پروژه و یا Assistant Project Manager کیست و وظایف آن چه چیزی است؟
قبل از آن که به سراغ این موضوع برویم بهتر است شما را با معنای واژه دستیار آشنا کنیم. به طور کلی دستیار به شخصی گفته می شود که به فرد دیگری کمک می کند، به عنوان مثال دستیار دندان پزشک شخصی است که به دندان پزشک کمک می کند.
بنابراین در این جا هم منظور ما از دستیار فردی است که به مدیر پروژه کمک می کند.
سوال دیگری که پیش می آید این است که آیا این فرد در استخدام دستیار مدیر پروژه باید تحصیلات آکادمیک و یا تجربه داشته باشد؟
بله، این شخص باید تحصیلات مرتبط و اندکی تجربه در رابطه با مدیریت پروژه داشته باشد تا بتواند به مدیر پروژه کمک های لازم را بکند.
معمولاً در پروژه هایی که بزرگ و یا کمی پیچیده هستند به یک دستیار نیاز است تا بتواند در مدیریت و همچنین نظارت کار های لازم را انجام دهد.
دستیار مدیر پروژه چه وظایفی دارد؟
همان طور که گفتیم وظایف دستیار به صورت کلی کمک به مدیر پروژه است، اما اگر بخواهیم به صورت دقیق و جزئی از وظایف این شخص را بیان کنیم و این که برای استخدام دستیار مدیر پروژه چه ویژگی هایی را باید مورد بررسی قرار دهیم، می توان به موارد زیر اشاره کرد:
• ایجاد انگیزه در کارکنان
• سازمان دهی کلیه اسناد پروژه
• کمک در برنامه ریزی های پروژه
• برنامه ریزی برای پیشرفت روز به روز کار
• مطلع کردن مدیر پروژه از پیشرفت پروژه
• تنظیم گزارش در مورد بودجه و هزینه ها
• همکاری در برنامه ریزی برای جزئیات پروژه
• توانایی رهبری کارکنان و همچنین توسعه کار
• بروزرسانی اطلاعاتی مانند بودجه، هزینه و منابع
• بررسی چالش ها و سعی در برطرف کردن مشکلات
• انجام پروژه های ساده و کم ریسک به صورت مستقل
• اطلاع داشتن از نیاز های پروژه و همچنین کمبود منابع
• برنامه ریزی برای داشتن ارتباطات داخلی و خارجی مناسب
• ایجاد هماهنگی های لازم با فروشندگان، کارمندان و مشتریان
• گزارش کار های انجام شده و همچنین برنامه های آتی به مدیر قراردادهای پروژه
خوب است این نکته را بدانید که وظایف گفته شد به صورت کلی برای تمامی پروژه ها در هر سازمانی ثابت هستند، اما طبیعی است که بسته به نوع پروژه و سازمان می توانند این وظایف کمی تغییر کنند. اما به طور کلی در هر پروژه ای کارهای کم ریسک می توانند به دستیار پروژه محول شود.
توانایی های دستیار مدیر پروژه
در شرح وظایف دستیار اجرایی باید به نکاتی از جمله این که دستیار مدیر پروژه باید دارای تحصیلات آکادمیک و یک سری توانایی ها باشد، توجه کرد تا بتواند این شخص به روند کاری و پروژه بهتر کمک کند. این شخص باید در رشته های مدیریتی، تجاری و یا اداری دارای حداقل مدرک لیسانس باشد تا در استخدام دستیار مئدیرت پروژه مؤثر واقع شود.
همچنین لازم است پس از پایان تحصیلات خود در رابطه با روش های جدید مدیریت پروژه اطلاعات خود را به روز کند.
برای کسب تجربه بیشتر و همچنین استخدام به عنوان دستیار مدیر پروژه، فرد می تواند در سازمان و یا بخشی که می خواهد در آینده به عنوان دستیار مشغول به کار شود، در ابتدا به عنوان یک کارمند کار خود را شروع کند. همچنین داشتن برخی از گواهی‌نامه ها می تواند در تجربه او تاثیر گذار و مفید باشد.
این گواهی‌نامه ها عبارتند از:
• Agiled Certified Practioner
• Project Management Professional
• Certified Project Manager
• Certified ScrumMaster
• PMI Scheduling Professional
• PMI Risk Management Professional
لازم است این نکته را متذکر شویم که داشتن این گواهی نامه ها واجب و یا الزام نیست، داشتن این مدارک تنها می تواند برای خودتان مفید و موثر باشد.
خصوصیات دستیار مدیر پروژه
یکی از خصوصیات مهمی که باید یک دستیار داشته باشد توانایی مدیریت زمان است. معمولاً مدیران پروژه به دلیل داشتن مشغله های زیاد تسلط کمتری بر روی مدیریت زمان دارند اما یک دستیار خوب می تواند با انجام این کار کمک بسیار زیادی به روند اجرای پروژه کند. به این صورت مدیر پروژه در رابطه با مهلت تحویل پروژه اطمینان خاطر پیدا می کند.
برای آن که دستیار بتواند مدیریت زمانی خوبی داشته باشد لازم است در رابطه با هر اتفاقی که در طول روند اجرای پروژه می افتد آگاه باشد، به این صورت می تواند با بررسی چالش ها و برطرف کردن آن ها پروژه را مطابق برنامه پیش ببرد.
همچنین در طول هر پروژه ای ممکن است موقعیت های استرس‌زای زیادی پیش بیاید. این موضوع وظایف دستیار مدیر پروژه است که با مهارت های مدیریت خود مشکلات پیش آمده را کنترل کند و از هرج و مرج در کار و نا امیدی کارکنان جلوگیری کند.
نتیجه گیری
امیدوارم با مطالعه این مقاله اطلاعات مفیدی را در رابطه با وظایف دستیار مدیر پروژه در مدیریت کردن قراردادها کسب کرده باشید.
همچنین شما کاربران گرامی برای رفع سؤالات خود می توانید با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
چه طوری میتونم کمکتون کنم ؟