چرا باید از نرم افزار مدیریت قراردادها استفاده کنیم

در نبود نرم افزار امور قراردادها

در این بخش سعی داریم مسائلی که در نبود یک نرم افزار جامع امورقراردادها با آنها روبرو می گردیم را بررسی کرده و راه حل هایی که نرم افزار ارائه می دهد را بررسی نماییم. البته برای هر بخش به طور جداگانه می توان راه حل هایی را یافت اما چیزی که اهمیت زیادی دارد یکپارچه بودن این سیستم می باشد.

زمانی که شما برای مدیریت قراردادها از روش های مختلفی مانند اکسل یا نرم افزار های رایگان و پولی مختلف ایرانی و خارجی استفاده می کنید، قطعا از مزایایی که یک سیستم یکپارچه با کاربری بسیار ساده در اختیار شما قرار می دهد بهره مند نمی گردید. با ما باشید تا در ادامه به برخی از مواردی که در نبود نرم افزار با آن دست و پنجه نرم می کنیم را بررسی نماییم.

روند سخت بایگانی

بایگانی یکی از فرسایشی ترین کارها در بخش امور قرارداد ها می باشد که به شدت کارکنان را کلافه می کند و بسیاری از شرکت ها را با کمبود جا مواجه می کند و نظم ظاهری بخش قراردادها را بهم ریخته و باعث ناراحتی کارکنان این بخش می گردد؛ اما با وجود سیستم مدیریت امور قراردادها می توانید از بایگانی بسیاری از اسناد چشم پوشی کرده و فضا و زمان کمتری صرف این کار کنید.

روند سخت بازیابی

سخت تر از بایگانی، بازیابی اسناد در میان انبوه پرونده ها و کاغذها می باشد. پرونده های قطور و سنگین که برای پیدا کردن یک کاغذ شاید ساعت ها زمان شما را بگیرد. با نرم افزار امور قراردادهای مناسب می توانید این کار را تنها در چند ثانیه انجام دهید. کافیست مورد کوچکی از یک قرارداد را به یاد داشته باشید تا بتوانید با جستجو آن را یافته و مورد استفاده قرار دهید.

دشوار بودن روند کنترل قرارداد ها و بررسی رسوب در بخش های مختلف

استفاده از نرم افزار قراردادها باعث ایجاد نظم فردی بیشتری می شود و افراد را از سردرگم شدن در میان انبوه کارها و وظایفشان نجات می دهد، این تغییرات فردی، باعث می شود نظم و سرعت و دقت کل سازمان و یا شرکت افزایش یابد و به راحتی متوجه شوید که قرارداد در کدام بخش قرار دارد و برای بخشهایی که رسوب کار در آنها زیاد می باشد توسط مدیران تدابیری اندیشیده شود(برای مثال افزایش نیرو، کم کردن وظایف آن بخش و یا هر تدبیر دیگری که سازمان را از این وضعیت بیرون بیاورد)

زمان بر بودن روند مناقصات و مزایدات و عدم کنترل بر روی رسوب کار

در سازمان هایی که مناقصات و مزایدات زیادی برگزار می گردد، روند طولانی مناقصات و مزایدات باعث می شود که کنترل بر روی آنها بسیار سخت و زمان بر شود. برای همین به وجود امکان ایجاد گردش کار و کنترل آن همانند تمام روند عقد قرارداد تاکیید می کنم. می توانید بدانید هر مناقصه و مزایده دقیقا در چه مرحله ای است، چه کسی باید پیگیری های مربوط به خود را انجام دهد، میانگین زمانی انجام کار در هر بخش چقدر است، این روند علاوه بر تسریع کار آسودگی خاطر زیادی برای کارکنان به وجود آورده و از مراجعات بی دلیل به آنها می کاهد.

یکی از امتیازهای نرم افزار امور قراردادهای رادین امکان توسعه و بهینه سازی نرم افزار با توجه به نیازهای مشتریان در کوتاه ترین زمان ممکن می باشد. ما ماژولهای تکمیلی برای برخی از سازمان های خاص در نظر گرفته و همچنین قابلیت پیاده سازی ماژول های جدید و کاملا متفاوت را نیز داریم.

عدم قابلیت امتیاز دهی به پیمانکاران

این روند بنا به درخواست مشتریان از طرق مختلف انجام می پذیرد برای مثال به عنوان راه حل اول ایجاد فرمول های مورد نظر شما برای انتخاب پیمانکار می باشد و راه حل دوم ایجاد پرتال پیمانکاران و ایجاد لیست های متنوع برای گرفتن اطلاعات از پیمانکاران برای شرکت در مناقصه متناسب با آن قرارداد می باشد.

البته این ماژول دارای پیچیدگی زیادی می باشد و برای مشتریان علاقه مند طی جلسه ی دمو توضیحات تکمیلی داده می شود.

فراموشی تاریخ های مهم قرارداد در حجم بالا

هر قرارداد دارای چندین تاریخ مهم مانند تاریخ پایان بیمه، تاریخ پایان قرارداد، تاریخ پایان تضامین و... می باشد که به خاطر سپاری آنها به خصوص در حجم زیاد قرادادها محال به نظر می رسد. پس نقش مهم وجود هشدارها در نرم افزار قراردادها غیر قابل انکار است. که ارسال هشدارها از طرق مختلف قابل انجام است.

روند پیچیده کنترل بودجه و اعتبارات

نرم افزار مدیریت قراردادها با ایجاد ردیف های مختلف بودجه و اعتبارات برای سال های مختلف و اتصال آنها به هر قرارداد به خوبی این روند را برای شما کنترل می کند و می تواند از عقد قرارداد هزینه ای بدون وجود اعتبار کافی جلوگیری به عمل آورد. همچنین تا زمان ایجاد اعتبار آن درخواست را در کارتابل مسئول بودجه نگه دارد.

زمان بر بودن انتخاب برنده در مزایدات و مناقصات

حل با انتقال فرمول های انتخاب برنده (به درخواست مشتری) به نرم افزار امور قراردادها می توانید از مزایای این بخش حداکثر استفاده ی خود را ببرید، اما اگر فرمولی هم به کار برده نشود و به صورت دستی این کار انجام پذیرد بازهم نرم افزار، مدیریت آنها را بسیار ساده می کند و امکان بارگذاری و مدیریت اسناد نیز وجود دارد.

فراموشی دریافت مفاصا حساب به دلیل عدم وجود گزارش های آنی

با نرم افزار مدیریت قراردادها مسئول مربوطه می تواند با گزارشگیری در بازه های زمانی مناسب، نسبت به دریافت مفاصا حساب تمام قراردادها اطمینان حاصل کند. و از تاخیر در بازگشت هزینه ها به شدت کاسته می شود.

زمان بر بودن گزارشگیری از قراردادهای ثبت شده

در نرم افزار قراردادها گزارشات مختلف فرمت ها و شکل های مختلف در اختیار شماست. همچنین امکان ایجاد یک داشبورد برای هر شخص وجود دارد و می توانید گزارش های پر تکرار را در هر لحظه و بروز شده ببینید.

عدم متوجه شدن مسئولان از ایجاد تغییرات و یا حذف در قراردادها

تصور کنید که کسی از کارکنان موردی در یک قرارداد را به عمد(یا غیر عمد) تغییر داده است و این برای تمام سازمان مشکل بوجود آورده باشد. با وجود سیستم لاگ یافتن آن شخص زمان زیادی نمی برد.

حجم بالای کاغذها(اسناد و مدارک)

ذخیره ی الکترونیکی اسناد در نرم افزار امور قراردادها راه حل مناسبی برای این مشکل است. و از مزایای آن می توان به عدم نیاز به وجود فیزیکی بسیاری از اسناد(صرفه جویی در کاغذ و فضای فیزیکی)، امن بودن و نبود اسناد مهم بر روی هارد سیستم کارکنان و یا هارد اکسترنال، خیال آسوده و عدم نگرانی برای از دست رفتن اطلاعات و بک آپ گیری متناسب با زمان بندی مورد نظر شما، دسته بندی مناسب آرشیوهای الکترونیکی، سهولت بررسی مجدد آنها نام برد.

بستن قرارداد با پیمانکاران فاقد صلاحیت و عدم وجود اطلاعات سوابق مشتریان/پیمانکاران

تنها و تنها یکبار اطلاعات مشتریان و پیمانکاران خود را وارد کرده و بارها در قراردادهای مختلفی که با آنها بسته می شود از آن اطلاعات بهره ببرید. این بخش از نرم افزار می تواند اطلاعات جامعی از تعداد قراردادهای بسته شده با یک پیمانکار/مشتری و وضعیت آن قراردادها در چند دقیقه در اختیار شما قرار دهد.

شما می توانید کنترل بسیار بیشتری بر روی انتخاب طرف قرارداد خود داشته باشید برای مثال زمانی که یک پیمانکار حقیقی و یا حقوقی را در لیست سیاه خود قرار می دهید می دانید که دیگر نباید قراردادی با وی بسته شود؛ یا برای مثالی دیگر گزارشی از بدهی مشتریان خود در چند ثانیه در اختیارتان قرار گرفته و می توانید با مشتریانی که بدهی زیادی به شما دارند و با توجه به تعداد قراردادها و مبلغی که تا کنون به شما پرداخته اند به نتیجه گیری مناسبی برای بستن و یا نبستن قرارداد با آن مشتری برسید.

عدم امکان بررسی پیشرفت اهداف و پروژه ها

این مورد نیز در نرم افزار مدیریت قرارداد در نظر گرفته شده، در بسیاری از سازمان ها چشم انداز، اهداف، پروژه(یا نام های دیگر) که در نهایت منجر به ایجاد قراردادهای مختلف می گردد وجود دارد و این نرم افزار می تواند با انجام دسته بندی و اتصال قرارداد ها به پروژه و پروژه ها به اهداف گزارش هایی در اختیار شما قرار دهد.

نبود تیپ های استاندارد و یکسان قرارداد در دسترس کارکنان مربوطه

معمولا در هر سازمان و یا شرکت قراردادهای مشابه بسیاری وجود دارد، با کمک نرم افزار قراردادها شما می توانید بدون نیاز به نوشتن مجدد قسمت های متغیر مانند شماره قرارداد و نام طرف قرارداد و ... این بخش را مورد استفاده قرار داده و با سرعت بیشتری کارهایتان را پیش ببرید. ضمنا می توانید برای هر معاونت تیپ قراردادهای مربوط به آن معاونت را قراردهید.

زمان بر بودن گزارشگیری و دقیق نبودن آن

بسیار پیش می آید که تهیه گزارش برای مسئولان بالا دستی به کابوسی برای کارکنان تبدیل می شود. چرا که بدون وجود نرم افزاری جامع در رابطه با قراردادها فرآیندی زمان بر، سخت و در مواردی غیر ممکن است اما با نرم افزار امور قراردادها می توانید به راحتی گزارشگیری های دقیق از تمامی مراحل قرارداد در کوتاه ترین زمان تهیه کنید و کابوس خود را به رویایی شیرین تبدیل کنید.

سخت بودن کنترل بر اساس برآورد قیمت و مقدار بودجه

تصمیم گیری برای بستن یک قرارداد و یا عدم بستن یک قرارداد تصمیمی حیاتی می باشد که تمام بخش های یک سازمان و یا شرکت را تحت تاثیر خود قرار می دهد از این رو در نرم افزار جامع مدیریت قراردادها، برای این بخش از کار مراحلی در نظر گرفته شده است که یکی از آنها برآورد قیمت و پیشنهاد ردیف های اعتباری برای آن قرارداد می باشد.

کاتالوگ