همیشه مشکل اصلی کارشناسان قرارداد در سازمان های مختلف فراموشی تاریخ های مهم قراردادی است که باعث بروز مشکلاتی می شود. به علت زیاد بودن تعداد قرارداد کنترل و یادآوری این تاریخ ها بسیار سخت می باشد، به همین دلیل نیاز این افراد برای یادآوری این تاریخ ها زیاد است.
در هر قرارداد به تناسب درآمدی یا هزینه ای بودن آن تاریخ هایی وجود دارد که نشانگر زمان انجام یک کار یا یک رخداد در طول زمان قرارداد است و هر کدام از این تاریخ ها بسیار مهم و حیاتی هستند.
در گذشته تاریخ های قرارداد فقط به تاریخ شروع و پایان آن محدود می شد که پیمانکار میبایست تمامی تعهدات قرارداد را تا پایان قرارداد انجام و تحویل کارفرما می داد، ولی در حال حاضر تعداد زیادی این تاریخ ها در قرارداد وجود دارند که نه فقط برای شروع و خاتمه قرارداد بلکه برای تک تک جزئیات یک قرارداد به کار میرود و به آن خواهیم پرداخت.
- تاریخ شروع به کار قرارداد
- تاریخ پایان قرارداد
- تاریخ پایان تحویل قطعی(دوره گارانتی)
- تاریخ سررسید اعتبار امضای مدیران پیمانکار
- تاریخ سررسید ضمانت نامه ها
- تاریخ سررسید بیمه نامه های قرارداد
- تاریخ سررسید صورت وضعیت ها
- تاریخ سررسید بند های قرارداد
- هشدار صورت وضعیت های پرداخت نشده
- تاریخ سررسید چک های پرداختی و دریافتی
- تاریخ سررسید تحویل موضوع قرارداد
- و....
برای جمع آوری اطلاعات و دریافت تاییدات مورد نیاز آن باید چند روز زودتر دست به کار شویم تا قبل از سررسید تاریخ به انجام امور بپردازیم. دلیلی که برای آن تلاش میکنیم را تصور کنید.
یک سازمان کوچک با 20 قرارداد در سال که هر کدام از قرارداد ها به صورت میانگین 10 تاریخ مهم داشته باشد، در این صورت این سازمان با حداقل 200 تاریخ مهم سر و کار دارد. برای مثال فراموشی یکی از بندهای قرارداد که به آن عمل نشده است که در خلال انجام امور پروژه اختلال ایجاد می‌کند. یا فراموشی پایان اعتبار بیمه قرارداد که می‌تواند مشکلات جدی را در برداشته باشد، تمامی تاریخ هایی که در قسمت قبل به آن اشاره شد بسیار مهم و حیاتی هستند که فراموشی هرکدام باعث به وجود آمدن مشکلاتی در خلال روند قرارداد یا پس از پایان قرارداد می باشند.
همانطور که در بالا به آن اشاره شد همه تاریخ ها به قرارداد مربوط نمی شود و تاریخ هایی وجود دارند که مرتبط با پیمانکار هستند ، مثل تاریخ اعتبار امضا مدیران پیمانکار که این نیز بسیار مهم است اگر پیمانکار اعتبار امضای آن سررسیده باشد و قرارداد را امضا نماید آن قرارداد از اعتبار ساقط می باشد. یا هشدار سررسید ضمانت نامه ها که برای شرکت ها یا سازمان های کوچک پرداخت آن بسیار سنگین است و برای آزاد سازی آنها روزها هم مهم محسوب می شوند و یا بلعکس قرارداد پایان نیافته ولی پیمانکار ضمانت نامه خود را آزاد کرده است. تمامی آن مشکلات قابل حل هستند و میتوان با قراردادن یک یا چند مسئول فراموشی تمامی این تاریخ‌های بسیار مهم جلوگیری کرد.
در اینجا چند سؤال پیش می‌آید.
- آیا میتوان برای سازمان‌های بزرگ که بالغ بر 500 قرارداد در سال دارند از نفرات بسیار زیادی در این موضوع استفاده کرد؟
- آیا میشود هر شخص در هر اداره سازمان مسئولیت این کار را برعهده بگیرد؟
- آیا همه افراد یک سازمان به قراردادها دسترسی دارند؟
- و......
پاسخ به این سؤال‌ها آسان است ولی انجام آنها به شدت سنگین و طاقت فرسا است. بهتر است بگویم نمیشود برای 500 قرارداد در سال با این همه تاریخ در قرارداد یک یا چند نفر مسئولیت آن را بر عهده بگیرند یا در جواب پاسخ 2 و 3 مراجعه به واحد قراردادها چه تعداد در روز خواهد رسید.
می توانید از نرم افزار مدیریت قراردادهای رادین استفاده و از مزایای آن بهره ببرید، با استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد ها میتوانید هشدار های مورد نیاز را به صورت دسته بندی شده به اشخاص یا نقش های مختلف در سازمان ها وادارات ارسال نمود امکانات فراوان و تنوع در هشدارها که در بالا اشاره شد می‌تواند راهکار خوبی برای رفع این گونه مشکلات در سازمان شما باشد.
پرسش و پاسخ
- آیا می توان در نرم افزار هشدارها را به صورت دسته بندی داشته باشیم؟
- بله می توانید بر اساس ماهیت قرارداد (هزینه ای و درآمدی) هشدار های جداگانه داشته باشیم
- سررسید تاریخ بندهای قرارداد رو چطور متوجه بشویم؟
- یکی از امکانات نرم افزار مدیریت امور قرارداد ها این هست که شما میتوانید به ازای هر قرارداد برای بند های آن هم هشدار داشته باشیم.
- مشکل اصلی ما برای زمان پایان زمان گارانتی قرارداد هست.
- میتوانید در هشدارها نتظیم کنید چند روز قبل از سررسید تاریخ پایان قرارداد نرم افزار شروع به هشدار دادن نماید
- در برخی مواقع دسترسی به نرم افزار را نداریم که بخواهیم هشدارهای نرم افزار را مشاهده کنیم برای این چه تمهیداتی دارید؟
- این طبیعی است که کارشناسان قرارداد و یا مدیران قراردادی در اداره یا سازمان خود حضور نداشته باشند و این مشکل را با ارسال ایمیل و پیامک برای این اشخاص رفع کرده ایم.
- ما ضمانت نامه های مختلفی در یک قرارداد میگیریم که نیاز به کنترل آنها هست پیشنهاد شما چیست؟
- در نرم افزار قراردادها به ازای هر ضمانت نامه یک هشدار ارسال میگردد.
- برای کنترل اعتبار امضای مدیران پیمانکار چه کاری انجام دهیم؟
- رفع این مشکل در نرم افزار بسیار ساده است، کافیست اطلاعات اعتبار امضای مدیران پیمانکار را وارد نمایید یا در صورت استفاده از ماژول ثبت نام پیمانکار نرم افزار به صورت خودکار ارسال هشدار به مسئولین را انجام میدهد.
- در نرم افزار در صورت پایان دوره تحویل قطعی هم هشدار میدهد؟
- بله هشدار میدهد و این هشدار از قبل از سررسید آن شروع شده و به مسئول آن ارسال میگردد.
- به‌غیراز ما (کارشناس قراردادها) آیا شخص دیگری هشدار قراردادها مشاهده می‌کند؟
- درصورتی‌که شما تنظیمات مربوط به آن را انجام داده باشید افراد بنا به شخص یا گروهی از افراد هشدار دریافت می کنند.
- آیا میشود در اتوماسیون نیز هشدارها را مشاهده کنیم؟
- بله نرم افزار امکان ارتباط با نرم افزار های دیگر را دارد و میتوانید این هشدار را در نرم افزار دیگر یا اتوماسیون نیز داشته باشید.
- با پیمانکاری قرارداد منعقد کرده ایم که در زمان امضای قرارداد امضای ایشان فاقد اعتبار بود چگونه میتوان این مشکل را رفع نمود؟
- این قرارداد فاقد اعتبار قانونی میباشد. برای رفع این مشکل میتوانید پاسخ به سوال 6 را مطالعه نمایید.
