مدیریت الحاقیه ها

در این بخش به بررسی مفاهیم  الحاقیه، مدیریت الحاقیه ها و انواع آن اعم از مبلغی، موضوعی و زمانی پرداخته و سپس مفاهیم مشابه اصلاحیه و متمم را تعریف کرده و در نهایت مدیریت سیستمی الحاقیه را زیر ذره بین خواهیم برد.

 

الحاقیه

الحاقیه در واقع شامل بخش هایی است که در صورت لزوم به متن حقوقی اصلی اضافه شده و یا از آن کسر می شود و در انتها الحاق می گردد، در یک حالت دیگر بندی است که در زمان عقد قرارداد نسبت به آن توافق شده و طرفین قرارداد، اجرای آن را به شرایطی مشروط کرده اند که ممکن است اتفاق بیافتد و یا کارفرما مایل به انجام آن شود.

در نظر داشته باشید که تمامی موارد قید شده در الحاقیه همانند متن قرارداد تلقی شده و لازم الاجرا می باشد. ضمنا فسخ کردن قرارداد و الحاقیه با یکدیگر رابطه ی مستقیم دارند و با فسخ یکی دیگری نیز فسخ می گردد مگر آنکه در شرایط فسخ، شرایط مورد نظر ذکر شده باشد.الحاقیه نباید در روند اجرای قرارداد مشکلی ایجاد کند بلکه باید بهبود بخش آن باشد و هر دو طرف با در نظر گرفتن تمام زوایای الحاقیه به توافق رسیده و کاملا از آن راضی باشند. همچنین نباید تفاوت اساسی با متن اصلی قرارداد داشته باشد برای مثال در مکان تعهدات تغییر ایجاد شده و با متن اصلی دچار تناقض باشد.

 

انواع الحاقیه

الحاقیه به طور کلی به سه دسته ی زیر تقسیم می شود.

الحاقیه مبلغی:

این الحاقیه برای افزایش و یا کاهش مبلغ قرارداد مورد استفاده قرار می گیرد.

الحاقیه زمانی:

الحاقیه زمانی برای تغییر زمان اجرای قرارداد، یعنی تغییر تاریخ شروع و یا تاریخ پایان و یا هردو مورد استفاده قرار می گیرد.

الحاقیه موضوعی:

برای تغییر موضوع قرارداد می توان از این نوع الحاقیه استفاده نمود.

اصلاحیه

اصلاحیه به معنی تغییر بخشی از متن حقوقی(مانند قرارداد) می باشد. معمولا موردی که اشکال بر آن وارد شده، از دید طرفین مخفی مانده و یکی از طرفین که معمولا کارفرما این کار را انجام می دهد، طی یک نامه مورد اشکال را اعلام کرده و به طور صریح بیان می کند.اصلاحیه نیازی به توافقات اولیه و جمع آوری مستندات ندارد و تنها کافی است به مستندات اولیه اشاره کرده که نشان دهنده ی اشتباه صورت گرفته و متن صحیح می باشد، اگر عدم پاسخ کتبی در رابطه با رد اصلاحیه انجام نگیرد در واقع به معنای پذیرش آن می باشد. البته می توان به نحوه های دیگری نیز این کار را انجام داد برای مثال طرفین در ابتدا اصلاحیه را تایید و تصویب کنند و یا از طرف مقابل، پاسخ کتبی مبنی بر پذیرش اصلاحیه دریافت نمایند.

متمم

متمم از نظر ماهیت مثل الحاقیه است با این تفاوت که وزن و اهمیت متمم به حدی است که در صورتی که اقدامات لازم در جهت تنظیم و توافق بر سر متمم انجام نگیرد در واقع قرارداد به نتایج اشاره شده در موضوع قرارداد نخواهد رسید و به نوعی قرارداد خاتمه یافته نخواهد بود.بنابر مواردی که گفته شد، در متمم حجم تعهدات طرفین تغییر می کند و برای جلوگیری از مشکلات احتمالی، حتما بایستی تاییدیه طرفین پیمان اخذ شود و تمامی مستندات لازم را تکمیل نمود.

مدیریت الحاقیه ها

برای اینکه تاثیر الحاقیه بر روی قراردادها قابل کنترل باشد، بهتر است از نرم افزار مدیریت قراردادهایی استفاده کنیم که دارای زیرسیستم الحاقیه باشد.در نرم افزار مدیریت الحاقیه ها، با ثبت الحاقیه ها تغییرات لازم بر روی مبلغ قرارداد انجام گرفته و حتی تغییرات و کنترل های لازم بر روی مقدار سقف صورت وضعیت ها و محل تامین اعتبار انجام می پذیرد. (استفاده از محل تامین اعتبار منوط به استفاده از ماژول بودجه و اعتبارات می باشد.)

در ادامه سوالات متداولی که معمولا در بخش مربوط به الحاقیه ها و متمم ها ذهن مشتریان عزیز را مشغول خود می کند آورده شده:آیا امکان ثبت انواع الحاقیه وجود دارد؟ بله هر سه نوع کاهشی و افزایشی و مبلغی در نظر گرفته شده است و کنترل های لازم به طور سیستمی انجام می پذیرد.آیا امکان جستجوی الحاقیه ها در نظر گرفته شده است؟ بله با داشتن کوچک ترین اطلاعات از فیلدهای مربوط به الحاقیه ها می توانید در صفحات مربوط به قراردادها جستجو کرده و به راحتی الحاقیه ی مورد نظر خود را بیابید.

پرسش و پاسخ

1. آیا می توان مستندات الحاقیه را ثبت نمود؟
   بله امکان بارگذاری و ثبت مدارک در تمام بخش ها در نظر گرفته شده و در این بخش نیز موجود می باشد.
2. آیا امکانی برای ثبت مصوبات و کمیسیون های الحاقیه در نظر گرفته شده است؟
   بله تمام کمیسیون ها به همراه شرکت کنندگان و مصوباتشان قابل ثبت می باشند.
3. آیا امکان فسخ کردن الحاقیه وجود دارد؟
   بله هم می توانید خود الحاقیه را فسخ نمایید و هم می توانید خود قرارداد را فسخ کرده که به تبع آن تمام الحاقیه های مربوط به آن قرارداد نیز فسخ می گردد. به طور کلی در سیستم الحاقیه، برای هر الحاقیه سه وضعیت در دست انعقاد، منعقد شده و فسخ شده در نظر گرفته شده است.
4. متمم در کدام قسمت سیستم در نظر گرفته شده است؟
   در سیستم به دلیل راحت تر بودن کاربری متمم زیر مجموعه ی الحاقیه در نظر گرفته شده و می توانید نوع الحاقیه را "متمم" قرار دهید.گزارش توجیهی مربوط به الحاقیه ها و متمم ها قابل ثبت می باشد؟ بله این امکان در نظر گرفته شده است.
5. چرا باید از نرم افزار مدیریت امور قراردادهای رادین استفاده کنم؟
   زیرا متخصصین رادین از سال 92 به طراحی این سیستم پرداخته و کارکردن با شرکت ها و سازمان های بزرگ و کوچک بسیار این نرم افزار را طی این سالیان بسیار پخته و کامل کرده و همچنین این شرکت تجربه ی بالایی در سفارشی سازی این محصول برای مشتریان عزیز خود دارد.