آموزش جامع کنترل پروژه برای بسیاری از سازمان ها و شرکت ها جهت رسیدن به اهداف اصلی شان یکی از مهم ترین موضوعات می باشد. در بسیاری از موارد مشاهده می شود که پروژه های کلان نمی توانند به دلیل خوش بینی، خطا در تخمین و همچنین عدم داده های کافی به اهداف خود برسند.
تعداد زیادی از سازمان ها و افراد، وجود تورم همیشگی در کشور را دلیل اصلی به تأخیر افتادن و همچنین افزایش هزینه پروژه ها می دانند. این موضوع تا حدی می تواند درست باشد، اما در بیشتر موارد عدم کنترل و مدیریت صحیح باعث تأخیر در انجام کار و هزینه های اضافی می شود.
قبل از هر چیز خوب است بدانید که کنترل پروژه باید رویکرد داده محور داشته باشد و همچنین در کنار آن به تمامی جزئیات توجه شود. در بسیاری از موارد افراد با خوش بینی های فراوان تمامی برنامه ریزی ها را انجام می دهند و زمانی که پروژه دچار تاخیر و یا متحمل هزینه های اضافی می شود مستاصلانه دست به انجام هر نوع کاری می زنند.
در این مقاله به شما خواهیم گفت که چگونه با صحیح انجام دادن این کار می توان از هر پروژه ای سربلند بیرون آمد و به تمامی نتایج دلخواه رسید.
کنترل پروژه چیست؟
به طور کلی می توان گفت یک آموزش جامع کنترل پروژه شامل جمع آوری داده ها به همراه تجزیه تحلیل آن ها، برای برنامه ریزی درست و اصولی در رابطه با کنترل هزینه ها و زمان بندی برای تمامی امور جهت تحویل به موقع پروژه می باشد.
برای انجام این کار باید همواره تمامی اتفاقات احتمالی را پیش بینی کرد و در جهت بهبود عملکرد کلی کار در تلاش بود. وظایف این کار عبارتند از:
- شروع برنامه ریزی
- نظارت و کنترل
- برقراری ارتباط
- تعیین هزینه ها
- برنامه زمان بندی
یکی از فعالیت هایی که می توان برای کنترل پروژه انجام داد هم سوء کردن پروژه ها با اهداف سازمان می باشد. انجام فعالیت های دیگر مانند برنامه مدیریت ریسک، بودجه بندی هزینه ها، نظارت بر نحوه انجام کار پروژه، پیش‌بینی اتفاقات احتمالی، داشتن استراتژی های مفید در جهت رسیدن به نتایج بهتر و همچنین بهبود استراتژی ها از دیگر کار هایی است که در رابطه با هر نوع پروژه ای باید انجام شوند.
اگر بخواهیم به زبان ساده تر این مبحث را توضیح دهیم، باید بگوییم که در طول مراحل هر نوع پروژه ای یک سری از اتفاقات باعث به تأخیر افتادن و همچنین افزایش هزینه ها می شوند. اما با داشتن نظارت و همچنین تعیین استراتژی های درست و اصولی می توان هر کاری را با کم ترین هزینه های اضافی و همچنین نزدیک ترین زمان به تاریخ اتمام آن تحویل داد.
فرآیند ها و آموزش های جامع کنترل پروژه
اگر به صورت واقع بینانه و تنها بر اساس داده ها تمامی برنامه ریزی ها انجام شود و همواره در طول انجام پروژه در جهت بهبود استراتژی ها کار شود، دیگر هیچ نگرانی باقی نخواهد ماند. به طور کلی فرآیند های انجام این کار عبارتند از:
- برنامه ریزی: برنامه ریزی از مهم ترین و اولین مراحلی است که باید توسط کنترل کنندگان و همچنین مدیران پروژه انجام شود.
- بودجه بندی: بودجه بندی با محاسبه دقیق هزینه ها و همچنین در نظر گرفتن زمان تعیین می شود.
- مدیریت ریسک: این فرایند یکی از مهم ترین فرآیند ها می باشد، چرا که با مدیریت ریسک می توان تمامی ریسک های احتمالی را پیش بینی کرد و همچنین در جهت رسیدگی به آن ها و عدم تاثیر گذاری بر بودجه و برنامه اقدامات لازم را انجام داد.
- مدیریت تغییر: با مدیریت تغییر می توان تمامی تغییراتی که ممکن است به وجود بیاید را ردیابی کرد و همچنین در جهت ارزیابی و پیگیری روند کنترل پروژه کوشید.
- پیش بینی: کنترل کنندگان به همراه مدیران پروژه باید در رابطه با تمامی عوامل مانند هزینه ها و برنامه ها دقت برآورد بالایی داشته باشند. همچنین اندازه گیری میزان پیشرفت کار در تمامی مراحل می تواند به پیش بینی دقیق تر کمک کند.
- مدیریت اجرایی: نظارت بر روند کلی پروژه و انجام برخی از اقدامات اصلاحی باعث دستیابی به موفقیت می شود که این موضوع را مدیریت اجرایی می گویند.
- مدیریت پروژه: انجام کار هایی مانند برقراری ارتباط و ایجاد همکاری بین اعضای پروژه و همچنین مدیریت گردش کار از جمله فعالیت های مدیریت پروژه است.
ما در این بخش برای اطلاعاتی را در مورد راهکارهای کنترل و مدیریت پروژه ارائه دادیم، شما دوستان برای اطلاع بیشتر در این زمینه می توانید با کارشناسان ما در ارتیاط باشید.
در ضمن شما عزیزان می توانید انجام تمام امور قراردادهای پروژه خود را به نرم افزار جامع امور قراردادها رادین بسپارید.
