ضرورت استفاده از نرم افزار مدیریت امور قراردادها

امروزه سازمان ها و شرکت های خصوصی و دولتی نیاز به انعقاد قراردادهای تجاری جهت دریافت یا فروش خدمات خود دارند. از یک سو نهادهای دولتی در راستای اصل 44 قانون اساسی و به منظور اجراء پروژه‌های عمرانی و دریافت خدمات، اقدام به برون سپاری فعالیت ها نموده و با بخش خصوصی قراردادهای متنوعی را منعقد می نمایند. از سوی دیگر بخش خصوصی نیز مشتمل بر بنگاه های خرد و کلان اقتصادی، به منظور فروش و یا دریافت خدمات قراردادهای تجاری منعقد می نمایند. لذا جهت ساماندهی امور حقوقی و مالی و مستندات و مدارک قراردادها و اطلاعات پیمانکاران و مشتریان و کنترل پیشرفت فیزیکی و ریالی قراردادها، نیاز به استفاده از یک نرم افزار قدرتمند را برای بخش دولتی و خصوصی اجتناب ناپذیر می سازد.

در این میان سازمانهای بسیاری یافت می شود که علیرغم وجود پروژه ها و قرارداد های متعدد با میلیاردها تومان قرارداد و اعتبار، فاقد یک سیستم اطلاعاتی مناسب جهت ساماندهی اطلاعات قراردادها می باشند. از سوی دیگر بسیاری از سازمان ها نیز همچنان با رویکرد سنتی در واحد امور قراردادهای خود بایگانی کاغذی حجیمی از اسناد قراردادها دایر نموده اند. «نرم افزار پیمان» در راستای رفع مشکلات فوق به صورت یک بسته نرم افزاری تهیه و ارائه شده است تا ساماندهی اطلاعات قراردادها و مستندات آنها در موسسات و شرکتهای بخش های دولتی و خصوصی را دنبال کند. این نرم افزار اطلاعات و مستندات قراردادها را از قبل از قرارداد، زمان انعقاد قرارداد و پس از انعقاد قرارداد ساماندهی نموده و نیاز به بهره گیری از یک نرم افزار را توجیه پذیر می سازد.

خلاصه امکانات سامانه

نرم افزار «پیمان» در قالب سه بخش اصلی «قراردادها»، «پیمانکاران و مشتریان» و «عملیات پیش از پیمان» به همراه «امکانات عمومی» تشکیل گردیده است.در بخش «قراردادها» اطلاعات قراردادها، الحاقیه ها، تضامین قرارداد، بودجه و اعتبارات، تولید متن قرارداد، اطلاعات مالی قرارداد، صورتحساب ها، تعرفه خدمات، درخواست عقد قرارداد و … قابل ثبت و بهره برداری می باشد.در بخش «پیمانکاران و مشتریان» اطلاعات هویتی (اعم از اشخاص حقوقی و حقیقی)، اطلاعات تماس، لیست مدیران و سهامداران، روزنامه رسمی، آگهی تصمیمات، اموال منقول و غیر منقول، سوابق کاری، پرسنل فنی شرکت، گواهینامه های پیمانکاران و … قابل ثبت و بهره برداری می باشند.در بخش «عملیات پیش از پیمان» اطلاعات مناقصات (اعم از مناقصه عمومی یا محدود)، مزایدات، استعلام قیمت، صورتجلسات کمیسیون معاملات و درخواست های عقد قرارداد قابل ثبت و بهره برداری می باشند.در بخش «امکانات عمومی» آرشیو الکترونیکی مستندات در سه بخش فوق، به همراه نظام ارائه هشدارها و اطلاع رسانی از طریق پیامک و ایمیل و اعلانات داخلی به کاربران فراهم می گردد.