صورت وضعیت در نرم افزار مدیریت قراردادها

   در گذشته به خاطر محدود بودن معاملات و عدم گستردگی آن در سازمان ها یا شرکت ها، برای دریافت و پرداخت بین دو طرف یک معامله نیاز به ارائه مدارک و مستندات خاصی نبود و به راحتی پس از درخواست، مبلغ آن در وجه پیمانکار یا طرف معامله پرداخت میشد. در صورتی که امروزه در سازمان های و شرکت های بزرگ جهت پرداخت به پیمانکار نیاز به ارائه صورت وضعیت مفصل میباشد و خود پروسه بزرگی را دربر میگیرد.

فاکتور را با صورت وضعیت اشتباه نگیرید گرچه این دو بسیار شبیه به هم هستند، در در بیشتر مواقع فاکتور برگه ای تعهد آور نیست و نشانگر انتقال کالا یا انجام یک خدمت در مقابل مبلغی میباشد ولی صورت وضعیت نمایانگر چند و چون عملی است که مدت زمان انجام کار، مقدار انجام کار و مکان انجام آن کار است که به همراه یک فاکتور به کارفرما ارائه میشود. البته در بیشتر مواقع صورت وضعیت ها به پیوست یک نامه رسمی و بعضا در ذیل یک قرارداد است

صورت وضعیت جزء لاینفک قرارداد بوده که در همه حال همراه آن میباشد و در مقاطع زمانی خاص برای کارفرما ارسال میشود.صورت وضعیت ها اصولا در قرارداد به کار میروند و میتوان گفت برای مدیریت آنها در قرارداد های بزرگ به افراد متخصص نیاز است ولی در باقی موارد با مقداری توجه به موارد زیر میتوانید گلیم خود را از آب بیرون بکشید.

برای مدیریت صورت وضعیت ها نیازمند نرم افزاری هستیم که بتوانیم اطلاعات هر صورت وضعیت را به تفکیک طرف معامله در آن وارد نماییم و امکاناتی که از یک نرم افزار صورت وضعیت انتظار میرود به شرح زیر است.

  1. ثبت اطلاعات کارفرما
  2. ثبت صورت وضعیت ها
      موقت
      ماقبل قطعی
      قطعی
  3. گزارشات صورت وضعیت های ثبت شده
  4. گزارش صورت وضعیت های ارسال شده
  5. گزارش صورت وضعیبت های در دست اقدام
  6. گزارش صورت وضعیت های پرداخت شده
  7. گزارش مبالغ دریافتی به تفکیک چک و نقد
  8. گزارش مبالغ تایید شده صورت وضعیت ها
  9. گزارش مبالغ مانده صورت وضعیت ها
  10. گزارش صورت وضعیت ها به تفکیک کارفرما
  11. گزارش صورت وضعیت ها در بازه زمانی خاص
  12. گزارش صورت وضعیت ها به تفکیک نوع
  13. و........

هر صورت وضعیت کسوراتی را نیز درون خود جای داده که در محاسبات بسیار مهم و اساسی هستند. برای محاسبه آنها باید زمان بسیاری را صرف کنید تا بتوان گزارشی در شان کار شما داشته باشیم. نرم افزاری که تهیه می شود باید این قابلیت را باید داشته باشد که تمامی امکانات خواسته شده را به راحتی و بدون پیچیدگی در اختیار کاربر قرارداد دهد.نکته مهم و اساسی هر نرم افزار سادگی و سهولت انجام کار با آن است. در قرن معاصر سرعت و دقت حرف اول را در هر نرم افزار می زند که سرعت دستیابی به گزارشات در سازمان های بزرگ بسیار مهم و حیاطی است. در جلسات مدیران تهیه گزارش از اهمیت بالایی برخوردار است که به تصمیم سازی و تصمیم گیری مدیران کمک شایانی می کند و وجود نرم افزار می تواند در این جلسات نقش کلیدی را بر عهده داشته باشد.

ردیف عنوان صورت وضعیت نوع قرارداد شماره صورت وضعیت نوع صورت وضعیت تاریخ قرارداد وضعیت نام قرارداد مبلغ قرارداد طرف قرارداد مبلغ صورت وضعیت مبلغ تایید شده مبلغ خالص مبلغ دریافتی مانده صورت وضعیت
1 پشتیبانی سه ماهه اول درآمدی 552 صورت وضعیت موقت 1399/07/07 درخواست شده عنوان قرارداد درآمدی 94,300,000 مشتری 12 23,575,000 23,575,000 25,696,750 20.000.000 5,696,750
2 پشتیبانی سه ماهه دوم درآمدی 552 صورت وضعیت موقت 1399/07/07 درخواست شده عنوان قرارداد درآمدی 94,300,000 مشتری 12 23,575,000 23,575,000 25,696,750 20.000.000 5,696,750
3 30 درصد قرارداد درآمدی 551 صورت وضعیت قطعی 1399/05/02 در دست تایید عنوان قرارداد هزینه ای 241,909,220 پیمانکار 245 63,528,000 63,528,000 69,245,520 64.000.000 5.245.520
4 پرداخت کامل پشتیبانی درآمدی 549 صورت وضعیت قطعی 1399/07/02 پرداخت کامل تمدیدیه 2 قرارداد 2018-112 241,909,220 مشتری 1 241,909,220 241,909,220 263,681,050 263,681,050 0

بیشتر مدیران در جلسات مهم تصمیمی گیری در جهت برنامه ریزی ساز مان خود گزارشاتی نیاز دارند که بتواند مبالغ دریافتی و و پرداختی را به صورت نمودار دایره ای نمایش داده باشد

و یا گزارشات نموداری ستونی بر حسب وضعیت فاکتور های در دست اقدام برای پرداخت میباشد.

موارد بالا امکاناتی است که از یک نرم افزار صورت وضعیت انتظار می رود. پس از این موضوع بی گمان انتظار شما از نرم افزار بیشتر شده و نیازمند آن هستید که اطلاعات قراردادی خود را نیز در این نرم افزار ثبت نمایید که بتوانید گزارشات دیگری از قبیل موارد زیر داشته باشید.

  1. گزارش قرارداد هایی که صورت وضعیت برای آنها ثبت شده باشد
  2. گزارش صورت وضعیت های ثبت شده یک قرارداد خاص
  3. گزارش صورت وضعیت های پرداخت شده قرارداد خاص
  4. گزارش مانده صورت وضعیت ها در هر قرارداد
  5. گزارش صورت وضعیت تجمیعی قرارداد خاص
  6. و.....

موارد بالا امکاناتی است که از یک نرم افزار صورت وضعیت انتظار می رود. پس از این موضوع بی گمان انتظار شما از نرم افزار بیشتر شده و نیازمند آن هستید که اطلاعات قراردادی خود را نیز در این نرم افزار ثبت نمایید که بتوانید گزارشات دیگری از قبیل موارد زیر داشته باشید.

در چه زمانی میتوانیم صورت وضعیت برای کارفرما ارسال کنیم؟

ارسال صورت وضعیت به کارفرما بنا بر شرایط و مراحل پرداخت که در چند بند پایین تر خدمت شما عرض خواهد شد، می توانید صورت وضعیت را ارسال نمایید البته پیشنهاد می شود حتما قبل از ارسال صورت وضعیت شرایط و مفاد آن را با مشاور قرارداد در میان بگذارید و بعد اقدام به ارسال کنید. این کار باعث می شود سرعت تایید صورت وضعیت بیشتر شود.

باید ها و نباید های صورت وضعیت

باید توجه داشته باشیددر صورت وضعیت ارسالی به کارفرما موارد زیر رعایت شده باشد تا با تایید ایشان برسد

  1. شماره (که بتوانید شما و یا طرف مقابل به آن رجوع کنید)
  2. تاریخ صورت وضعیت
  3. نام شما، شرکت یا سازمان شما
  4. طرف مقابل شما یا همان شخص یا سازمانی که به آنها این خدمت یا کالا را ارائه داده اید.
  5. تاریخ انجام خدمت یا تحویل کالا
  6. کد ملی یا شناسه ملی طرفین معامله
  7. کد اقتصادی طرفین معامله
  8. آدرس و کد پستی و شماره تلفن طرفین معامله
  9. مهر امضاء

در برخی قراردادها باید بر اساس مراحل پرداختی که در مفاد یا شرایط خصوصی قرارداد وجود دارد پرداخت گردد.در قسمت شرایط خصوصی قرارداد، بندی را به‌عنوان شرایط پرداخت مشخص می‌کنند که در آن نوع و نحوه پرداخت به پیمانکار مشخص می‌شود که دو نوع نزدیک به هم دارد.اصولاً در زمان پرداخت بنا به پیشرفت قرارداد به پیمانکار پرداخت انجام می‌شود که این نوع پرداخت به عنوان درصد پیشرفت ریالی قرارداد نیز در گزارشات یاد میشود.

  1. پرداخت بر اساس پیشرفت کار و تأیید ناظر قرارداد.
      در این نوع پرداخت پیمانکار صورت وضعیت کارهای انجام شده در کارگاه و پیشرفت پروژه را به ناظر قرارداد ارائه می کند که ناظر پس از بررسی صورت وضعیت و اطلاعات پیوست شده به آن، در صورت تأیید برای پرداخت به کارفرما تحویل می دهد.
  2. برای مثال 20% از پروژه بر اساس اظهارات پیمانکار و مستندات ارائه شده به تأیید ناظر یا مشاور قرارداد می رسد و پرداخت وجه انجام می شود، که ناظر یا مشاور قرارداد می تواند با دلیل این درصد یا مبلغ را افزایش یا کاهش دهد.

  3. پرداخت بر اساس مراحل پرداخت در قرارداد
      در این نوع، مبلغ قرارداد را به بخش های مختلفی تقسیم می کنند مانند: بند قرارداد ساخت ساختمان که در زیر آورده شده است و پیمانکار موظف است پس از اتمام هر مرحله صورت وضعیت را به کارفرما ارائه کند.

ماده5: شرایط و مراحل پرداختی

%3 بیمه و 10% حسن انجام کار از هر صورت وضعیت کسر میشود و در پایان قرارداد و تایید ناظر قرارداد در وجه پیمانکار پرداخت خواهد شد.

  1. 25 درصد مبلغ قرارداد پس از تجهیز کارگاه با تایید ناظر قرارداد در وجه پیمانکار پرداخت خواهد شد.
  2. 25 درصد مبلغ قرارداد پس از بتن ریزی پی با تایید ناظر قرارداد در وجه پیمانکار پرداخت خواهد شد.
  3. 20 درصد مبلغ قرارداد پس از اسکلت بندی با تایید ناظر قرارداد در وجه پیمانکار پرداخت خواهد شد.
  4. 20 درصد مبلغ قرارداد پس از نازک کاری و سفت کاری با تایید ناظر قرارداد در وجه پیمانکار پرداخت خواهد شد.

فهرست بها در صورت وضعیت

صورت وضعیت ارسال شده به مشاور باید به فهرست بهای کار انجام شده پیوست شده باشد که نمونه کوچکی از آن در زیر نمایش داده شده است و در پروژه های بزرگ این فهرست بها و مستندات آن به ممکن است تا 300 صفحه هم می رسد. همیشه سعی بر این داشته باشید که برای ارسال صورت وضعیت در صورت امکان تعداد صورت وضعیت را زیاد و مبالغ را خورد کنید تا کارفرما سریعتر به صورت وضعیت شما رسیدگی کند به این علت که فهرست بها محاسبات زیاد و دقیقی دارد و تعداد اقلام آن بسیار زیاد می باشد محاسبه و بررسی صورت وضعیت شما نیاز به زمان زیادی دارد برای انجام این کار افراد دقیق و با مهارت زیاد را قرار می دهند و به این افراد مترور می گویند.

ردیف عنوان مقدار واحد مبلغ واحد(ریال) مبلغ کل (ریال)
1 اجرای سقف بتنی به ضخامت ٢١ سانتیمتر با تیرچه مشبک فلزی سبک و بلوک توخالی بتنی 200 متر مربع 527.000 105.400.000
2 تهیه و ساخت خرپاهای فلزی به اشکال مختلف 300 کیلو گرم 64.000 19.200.000
3 دیوار یک آجری با آجر ماسه آهکی (سیلیکاتی)، به ابعاد آجر فشاری و ملاط ماسه سیمان .١:۵ 1200 متر مربع 527.000 632.400.000
4 گچ کاری روی سطوح قائم به روش پوششی با دستگاه گچ پاش و پرداخت، به ضخامت تا ٢٫۵سانتیمتر 1200 متر مربع 228.000 273.600.000

انواع صورت وضعیت

صورت وضعیت ها بر اساس نحوه درخواست از کارفرما یا ارائه پیمانکار به 3 دسته تقسیم می شوند

  1. صورت وضعیت موقت
  2. صورت وضعیت ماقبل قطعی
  3. صورت وضعیت قطعی

خیلی افراد به اشتباه پیش پرداخت را نوعی صورت وضعیت می دانند که اینطور نیست، پیش پرداخت به این علت که در صورت وضعیت های بعدی از مبالغ پرداختی به پیمانکار کسر می شود یا به عبارت دیگر در پرداخت هابه پیمانکار مستهلک می شود نباید آن را به عنوان صورت وضعیت محاسبه نمود. اگر اینطور باشد 25%درصد پیش پرداخت به همراه باقی صورت وضعیت ها، 125% می شود که منطقی نیست. البته در این مورد نیز استثنا نیز وجود داد در برخی قرارداد ها پیش پرداخت را مستهلک نمی کنند و باید به عنوان یک صورت وضعیت محاسبه گردد. صورت وضعیت ها قوانین و دنیای خودشان را دارند و بر هر صورت وضعیت کسورات و در موارد خاص افزایش از قبیل موارد زیر اعمال می گردد.

نوع صورت وضعیت نام صورت وضعیت
صورت وضعیت موقت صورت وضعیت قطعی
صورت وضعیت موقت علی‌الحساب صورت وضعیت قطعی استرداد حسن انجام کار استرداد بیمه استرداد جرایم

صورت وضعیت موقت

این نوع صورت وضعیت بنا بر مقدار کار انجام شده طی مدت معین در زمان اجرای قرارداد و پیش از اتمام آن به طور موقت به کارفرما تحویل می شود و مقداری از مطالبات پیمانکار را در برمی گیرد

برای مثال شما یک پیمانکار هستید که قرارداد شما 1 ساله است و در شرایط خصوصی قرارداد آمده که پیمانکار باید هر ماه یک صورت وضعیت به کارفرما ارائه کند پس شما باید تا اتمام قرارداد در بهترین شرایط اجرای قرارداد 12 صورت وضعیت تهیه و به کارفرما ارائه دهید که به تمامی این صورت وضعیت ها صورت وضعیت موقت گفته می شود.

بنا به توان مالی پیمانکار می توان این 12 صورت وضعیت را کم کرد. اما به این نکته توجه فرمایید که بهترین راه برای آن ارائه صورت وضعیت در زمان های کوتاه می باشد بهتر است به جای صورت وضعیت های سنگین (همان طور که در قسمت فهرست بها به آن اشاره شد) چند صورت وضعیت با مبالغ کم آماده کرده و به کارفرما ارائه گردد.

صورت وضعیت موقت پس از آن که به امضا یا تأیید ناظر قرارداد رسید به کارفرما ارائه می شود و کارفرما موظف است پس از تأیید و کسر کسورات قانونی به مدت 10 روز مبلغ صورت وضعیت را به صورت چک به پیمانکار پرداخت نماید که این مبالغ به صورت علی الحساب به پیمانکار پرداخت می شود و درصورتی که اشتباهی در محاسبات صورت گرفته باشد آن مبلغ را در صورت وضعیت های بعدی کسر و یا افزایش میدهند.

صورت وضعیت موقت؛ علی الحساب

در مواقعی پیمانکار نیاز به مبلغی خارج از مراحل پرداخت قرارداد دارد که این نوع صورت وضعیت با توافق طرفین تأیید و پرداخت می گردد و در اولین صورت وضعیت ارسالی از مبلغ آن کسر شده و الباقی به پیمانکار پرداخت می گردد.(به شکل زیر توجه کنید)

صورت وضعیت موقت؛ موقت

پیمانکار این نوع صورت وضعیت را پس از دریافت پیش پرداخت برای کارفرما ارسال می کند و تا پایان مبلغ و زمان قرارداد این نوع صورت وضعیت ادامه دارد که در جدول زیر جایگاه آن نمایش داده شده است.(مبلغ قرارداد 100.000.000 می باشد).

ردیف نوع صورت وضعیت درصد از مبلغ قرارداد مبلغ صورت وضعیت مبلغ پرداختی به پیمانکار بدون کسورات
1 موقت %25 25.000.000 25.000.000
2 علی‌الحساب %5 5.000.000 5.000.000
3 موقت %25 25.000.000 20.000.000
4 موقت %20 20.000.000 20.000.000
5 ما قبل قطعی %20 20.000.000 20.000.000
6 قطعی %10 10.000.000 10.000.000

صورت وضعیت قطعی؛ قطعی

همان طور که در جدول بالا مشاهده می کنید صورت وضعیت قطعی هنگامی برای کارفرما ارسال می گردد که قرارداد خاتمه پیدا کرده باشد و یا تعهدات پیمانکار به صورت کامل انجام شده باشد که این هم در شرایط خصوصی قرارداد با توافق طرفین صورت می پذیرد.

استرداد حسن انجام کار، بیمه، استرداد جرایم

از هر صورت وضعیتی که پیمانکار برای کارفرما ارسال می کند مبالغی را به عنوان حسن انجام کار، بیمه کسر می کنند که به آنها کسورات قانونی قرارداد گفته می شود برای مثال همان طور که در شرایط خصوصی قرارداد آمده است باید از هر صورت وضعیت 5% به عنوان بیمه و 10% به عنوان حسن انجام قرارداد کسر شود. این کسورات را پس از اتمام قرارداد در وجه پیمانکار پرداخت می کنند.که آن هم در مقابل در برخی قراردادها مبلغی را جهت جریمه (یا وجوه التزام) از پیمانکار کسر می کنند که در صورت تأیید کارفرما این مبلغ به پیمانکار عودت داده می شود.

    کسورات قانونی

  1. صورت وضعیت موقت
  2. صورت وضعیت ماقبل قطعی
  3. صورت وضعیت قطعی

    افزایش

  1. بیمه (با توافق طرفین)
  2. پیش پرداخت(در صورت دریافت آن)
  3. حسن انجام کار
  4. جرایم(وجوه التزام)
اتصال نرم افزار امور مالی و قراردادها

اتصال نرم افزار مدیریت قرارداد ها و نرم افزار حسابداری(مالی(

همانطور که در صحبت های قبلی توضیح داده شد در سازمان ها اداره مالی و اداره حقوقی قرارداد ها دو رکن اساسی یک مجموعه و بسیار قدرتمند می باشند البته این هم نباید نادیده گرفت مه پایه اساس ماندگاری سازمان ها این دو اداره هستند و نقش مهمی را ایفا می کنند

بر این اساس باشد ارتباط محکمی بین این دو اداره وجود داشته باشد برای همین موضوع تدابیری برای اتصال دو نرم افزار این دو اداره اندیشیده ایم. شرکت فن آوری اطلاعات همراه رسپینا رادین با تلاش بی وقفه نرم افزار خود را به نحوی پیاده سازی کرده است که به راحتی میتوان با نرم افزار های مالی ارتباط برقرار نماید. و با این کار تمامی ازلاعات مالی نرم افزار قرارداد ها مثل ضورت وضعیت ها و کسورات متصل به آنها در نرم افزار های مالی ثبت میشود.

پرسش و پاسخ

  1. آیا می شود برای اطلاع از مانده مبالغ قرارداد گزارش داشت؟
      بلی می توانید در بخش گزارشات صورت وضعیت مبالغ پرداختی و مبالغ کسورات هر صورت وضعیت را مشاهده نمایید.
  2. مبلغی درخواستی در صورت وضعیت می دهیم بیشتر از مقداری است که کارفرما آن را تایید می کند برای این مشکل هم گزارشی دارید؟
      بلی در زمان ثبت صورت وضعیت می توانید مبلغ درخواستی و مبلغ تایید شده را به صورت مجزا ثبت نمایید.
  3. آیا می شود نوع پرداخت کارفرما و مشتری را هم در نرم افزار وارد نماییم؟
      بلی در نرم افزار این قابلیت وجود  دارد که بتوانید مبلغ دریافتی از کارفرما را که به صورت نقد یا چک و یا غیره دریافت کرده اید به صورت مجزا در نرم افزار ثبت نمایید
چه طوری میتونم کمکتون کنم ؟